不要假设人们会发现（并实施）减少纸张使用的方法。他们需要清晰易懂的说明。创建他们可以遵循的书面指南和操作，以确保无纸化办公。
让无纸化办公变得更加轻松。
无纸化流程需要简单且能带来切实的好处（节省时间、节省精力、保护环境）。好处应该包括通过云存储更轻松地归档和检索扫描的敏感文档，以及无需依赖复印或扫描即可共享这些文档。
移动/移除打印机和复印机。
如果您的团队仍可以轻松使用打印机，则将继续使用它们。但是，如果您将它们从桌面上移除，并用位于办公室内专用区域的集中式网络打印机替换它们，则可以限制它们的使用。
此外，启用日志记录和密码访问，在必要时确保打印安全。这也允许 马耳他whatsapp 数据 管理层跟踪使用情况并解决滥用问题。您可以制定政策，限制只为经批准的设备购买墨水和碳粉。这可以进一步限制员工办公桌上剩余打印机的使用。
设计一种新的无纸化归档系统。
投资现代文档管理软件来取代文件柜。例如，Evernote 以数字方式组织笔记和任务，并将它们归档，而无需先扫描它们。
有几种很好的文档管理程序可供选择。价格约为每位用户每月 15 美元起。
以下四个是最佳示例的代表。一些应用程序提供免费评估期，因此您可以找到适合您业务的软件包。 [对文档管理软件感兴趣 ？查看我们的最佳选择。]
M-文件
文件保存快递
德米
从文件柜转换为数字存储。
作为转换的一部分，您需要添加网络磁盘存储容量、备份系统以及自动在线备份和云计算系统。您的数字归档系统比纸质文件更安全，因为即使发生灾难也可以访问它，并且上传到无纸化系统的扫描文档没有密码就无法访问
启用数字扫描仪。
现代共享复印机包括文档扫描仪，能够扫描纸质文档，然后将其存储到许多数字存储和云计算系统中。与办公室复印机供应商合作，让您的复印机和文档扫描仪成为无纸化办公室的一部分。此外，请咨询您的复印机供应商（或复印机服务）如何在复印机上安装数字扫描仪，以便与在线传真服务集成。
与业务运营相结合。
员工应该能够直接在他们用于创建公司文档的软件中归档原始文档。将他们的 Microsoft Office 帐户或您使用的任何其他软件连接到您实施的用于保存和检索文件的文档管理软件。这样，您就可以在同一平台内自动化公司的工作流程、轻松存储无纸化文档并实施数字签名工具。