由于涉及的风险很高，企业主需要了解文档管理软件和文档控制软件之间的区别，其中有几个关键区别。United Capital Source首席执行官兼创始人 Jared Weitz表示，文档控制系统本质上比文档管理系统更成熟，监督水平更高。
Koranne 补充说，虽然这两个系统具有相似的功能（例如文件共享、存储、索引等），但文档控制软件集成了许多企业需要的合规协议，以确保其文档的安全和透明。
一些文档管理系统具有合规性功能，但对于需要维护电子文档每个版本记录的企业来说，它们通常受到限制且不够全面。
“主要的区别在于文档控制软件所具备的生命周期模型和支持操作（如修订和批准流程）的功能，”Weitz 告诉 business.com。“在进行审计时，必须有清晰的审计线索和完整的文档处理历史记录。”
您是否需要文档管理解决方案或文档控制软件，很大程度上取决于您所处的行业。
谁需要文档控制软件？
如果您从事以下任何行业，您可能依法需要拥有文档控制软件来管理和维护您的业务文档：
建造
能源与环境
工程
金融服务
食品安全
政府
卫生保健
移民
合法的
医疗设备
付款
药品
Koranne 说：“几乎每家大公司都会有内部部门面临合规和监管 孟加拉国whatsapp 数据 限制，因此可以从文档控制软件中受益。”
如果您接受任何类型的审计，您的企业将受益于文档控制软件。
软件成本有所不同，取决于您的业务以及您所处的行业、您的业务规模、用户数量以及您需要的功能等因素。
需要考虑的另一个会影响总成本的因素是该软件是否与您使用的其他业务应用程序兼容；您可能需要估算将所有业务平台集成在一起的潜在成本。
据我们采访的专家称，企业预计平均每位用户需要为本地解决方案支付约 1,000 美元。因此，例如，一家拥有 50 名员工的公司应为其文档控制软件预算至少 50,000 美元。
雇主也可以选择托管解决方案。据 Koranne 介绍，对于小型公司来说，托管软件每年的费用为 400 至 3,000 美元，而对于大型组织来说，则高达 24,000 美元。
有免费的解决方案吗？
简而言之，有点，但实际上并非如此。用户可以找到具有一些文档控制功能的免费文档管理系统；但是，专家警告不要使用任何免费应用程序，因为安全性可能不足，并且支持并不总是可靠的。