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通过电子邮件发送报价和合同早已很常见了。这种方式更便宜、更快捷，也更现代，尤其是因为消费者在（保险、手机合同或银行交易）越来越多地在网上进行。然而，加入这一潮流的公司必须遵守数据保护法规并谨慎处理客户的个人信息。这也意味着包含个人数据的文件永远不会以未加密的形式发送。

这在实践中意味着什么？除了简单地让系统生成合同或报价，然后通过电子邮件发送外，至少还需要两个额外步骤。在发送文件之前对其进行加密并告知客户可用于打开文件的密码非常重要。将密码与文件一起发送会造成致命后果。即使是单 RCS 数据巴西 独的电子邮件也只能提供有限的安全性，因为它也可能被拦截。因此，建议您通过电话或短信告知客户 PDF 文档的访问数据。

使用特殊工具来加密文档。您还创建了密码。应小心确保至少满足联邦信息安全局 (BSI) 的密码要求。因此，访问代码必须至少包含八位数字，并且应包含大写和小写字母以及至少一个数字和一个特殊字符。然后将密码发送给客户，并发送加密的报价。为了让客户打开 PDF，他必须输入密码。然后可以照常打印出文档，或者根据需要进行编辑。