Guruh elektron pochtasini nima uchun ishlatish kerak?
Guruh elektron pochtasidan foydalanishning bir qancha afzalliklari bor. Birinchidan, bu jamoaviy ishlarni samaraliroq qiladi. Misol uchun, mijozning yordam bo‘limiga yuborgan xabarini f Telefon raqamlari ro'yxatini sotib oling aqat bitta xodim emas, balki butun guruh ko‘radi. Agar bir xodim ishdan bo‘shagan yoki ta’tilda bo‘lsa, boshqa a’zo bu xabarga darhol javob berishi mumkin. Ikkinchidan, u brendning professional imidjini mustahkamlaydi. Mijozlar shaxsiy manzil o‘rniga kompaniyaning umumiy manziliga yozishadi, bu esa ishonch uyg‘otadi va kompaniyaning yaxlitligini ko‘rsatadi. Uchinchidan, u jamoa a’zolari o‘rtasida bir-biridan xabardor bo‘lishni ta’minlaydi. Guruhdagi har bir kishi muhim yozishmalardan xabardor bo‘ladi, bu esa xatolar yoki ma’lumotlarni o‘tkazib yuborish ehtimolini kamaytiradi.
Gmail'da guruh elektron pochtasini yaratish
Gmail bevosita guruh elektron pochtasi funksiyasini taklif qilmaydi. Ammo, Google Groups platformasidan foydalanib, guruh yaratish va uni Gmail bilan birlashtirish mumkin. Bu jarayon juda oddiy:
Google Groups veb-saytiga o‘ting.
"Guruh yaratish" tugmasini bosing.
Guruhga nom bering va uning elektron manzilini yarating (masalan, [email protected]).
Guruh turini tanlang (masalan, "Elektron pochta ro‘yxati").
Keyin, a’zolarni qo‘shing. Ular guruh manzili orqali yuborilgan xabarlarni o‘zlarining shaxsiy Gmail qutilarida olib turishadi.
Bu usulning afzalligi shundaki, siz xabarlarni o‘qish, boshqarish va javob berish uchun qo‘shimcha dasturiy ta’minot o‘rnatishingiz shart emas. Barcha amallar o‘zingizning Gmail-da amalga oshiriladi.
Guruh elektron pochtasini boshqarish bo‘yicha maslahatlar
Guruh elektron pochtasidan maksimal foyda olish uchun uni samarali boshqarish kerak. Birinchi navbatda, har bir a’zoning rol va javobgarliklarini aniqlab oling. Kim javob berishga mas’ul, kim arxivlashga va hokazo. Ikkinchidan, xabarlarga qanday javob berish bo‘yicha umumiy qoidalar yaratish muhim. Masalan, "barcha a’zolar bilishi uchun javob berishda 'Reply All' (Hammaga javob berish) dan foydalaning" yoki "agar xabar yopiq bo‘lsa, uni 'Arxivlash' yoki 'Tamomlangan' deb belgilang". Uchinchidan, guruh a’zolarini vaqti-vaqti bilan o‘zgartirib turish va guruhning faoliyatini tahlil qilish ham samaradorlikni oshirishga yordam beradi.
Guruh elektron pochtasining afzalliklari va kamchiliklari
Afzalliklari:
Birlik va tartib: Bitta manzil orqali muloqot qilish tartibni saqlaydi va ma’lumotlarning tarqalib ketishini oldini oladi.
Brendni mustahkamlash: Kompaniyaning rasmiy nomidan foydalanish professional imijni yaratadi.
Moslashuvchanlik: Yangi a’zolarni qo‘shish yoki eskilarini olib tashlash oson. Bu jamoa tarkibi o‘zgarganda juda qulay.
Kamchiliklari:
Javob berishdagi noaniqlik: Agar aniq mas’uliyat taqsimlanmagan bo‘lsa, ba’zi xabarlarga hech kim javob bermasligi yoki bir nechta odam bir vaqtda javob berishi mumkin.
Spam xavfi: Guruh manzili umumiy bo‘lgani uchun spam xabarlarning ko‘payish ehtimoli bor.
Xulosa
Guruh elektron pochtasi har qanday o‘sishga intilayotgan jamoa uchun qimmatli vositadir. To‘g‘ri sozlash va boshqarish bilan, u muloqotni yaxshilaydi, samaradorlikni oshiradi va jamoaning yaxlitligini mustahkamlaydi. Google Groups va Gmail kombinatsiyasi sizga jamoa a’zolari o‘rtasida muvofiqlashtirilgan va samarali muloqot tizimini yaratishga imkon beradi. Menimcha, bu kichik va o‘rta biznes uchun juda foydali yechim.